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          到底什么是內部控制“不相容職務分離控制”,這篇給你詳解!

            2022年05月09日12:12:34

          即經濟業務的授權者和執行者要分離,執行者與記錄者、監督站要分離,物資財產的保管者和使用者與記錄者要分離。不相容職務分離的核心是內部牽制。

          單位在設計內部控制制度時,首先要考慮哪些崗位和職務是不相容的;其次要明確規定各個機構和崗位的職責與權限,使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約,形成有效的制衡機制。

          不相容崗位是指設置的崗位不能交叉,不能重疊,不能由一個人擔任。貨幣資金、實物資產、對外投資、工程項目、采購與付款、籌資、銷售與收款、成本與費用等所有經濟業務的會計控制,按不相容職務分離的要求,必須合理設計會計及相關工作崗位,明確職責權限,形成相互制衡機制。

          無論各行各業,從總體上看,不相容職務主要分為五種:

          授權批準職務、業務經辦職務、會計記錄職務、財產保管職務、稽核檢查職務。

          所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任,既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系,并受其監督和制約。

          內部控制在形式上表現為一套相互監督、相互制約、相互制衡、彼此聯結的方法、措施和程序。不相容職務崗位相互分離,是內部控制有效性保障的首要措施和手段??茖W界定和設置職務崗位,明確不相容職務崗位相分離,將有效保證經營管理合法、資產安全、信息真實完整、提高經營效率和實現發展目標。管理層和決策層,在積極貫徹執行內部控制基本規范要求的過程中,如果能夠把這種現代管理理念和措施落實到位,切實做到不相容職務崗位相互分離,那么,制定的發展目標就一定能夠實現。

          內部控制方面存在著許多漏洞和不足,總結主要存在以下幾個方面:

          許多企業受企業規模和所有制形式的限制,管理方面的視野和境界相對較弱,對于如何建立一個合理的權責分配體系和內部牽制制度的認識不成熟,有的甚至不了解不相容職務的相關概念,許多企業管理人員更多的是憑借經驗工作,信任誰就讓誰干,沒有考慮到對員工進行監督和限制,更沒有考慮不相容職務分離控制管理。

          部分企業能夠結合本企業實際情況設置不相容職務,但設置的不規范、不完善。不相容職務一般包括:授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查等。有的企業會計崗位設置不當,業務交叉太多,會計人員兼職過多。有的企業不相容職務設置缺乏系統性,不能覆蓋各類資產和各種業務事項,管理效應也層層弱化。

          企業內部控制的一個重要環節就是授權批準控制,應該明確各個部門和各個崗位辦理業務的權限范圍和相關的審批程序、責任等。在企業的日常管理中,授權批準制度的控制主要體現在對審核批準的控制上,就是要求企業的各個崗位按照規定的程序來復核和審查相關經濟事項或經濟業務的合規性、真實性以及相關資料的真實性和完整性,并作出批準或者不批準的決定。當前,我國的很多企業都存在著授權批準控制不健全的現象,例如:授權批準帶有較大的隨意性、授權批準的程序不夠完善等,這些都可能引發嚴重的經營風險和財務風險。

          (四)內部控制制度執行乏力。

          現階段,國內很多企業雖然制定了相關的內部控制制度,但是在實際執行的過程中,由于人員素質不高、管理層不夠重視等多方面的原因,使得內部控制制度得不到應有的執行,內部控制制度形同虛設,不能發揮應有的控制作用。例如:有些企業為了應付上級檢查或者是滿足信息披露的要求,表面上制定了一系列的內部控制制度,但是這些制度并沒有在生產經營中落到實處。另外,很多企業的管理層把精力都放在了產品更新換代或者開拓市場上,將企業的內部控制擱置起來,只是在企業經營出現重大問題的時候,才想起實施內部控制。

          三、不相容職務分離的必要性

          不相容職務既可以在事前規避舞弊行為發生,也可以在事中糾正財務舞弊。

          一方面通過設置不相容崗位,嚴格執行定崗定位定操作。不相容職務分離措施嚴格執行,能夠預防有意的舞弊行為。另一方面公司各部門或同一部門的不相容職務相關人員在崗位上相互制約,在工作過程中相互監督。并保證相關權利的制衡,從而徹底消滅舞弊滋生和繁衍的環境;對于比較容易發現的財務舞弊,不相容職務應該及時制止并實現實時控制。而對于沒有發現或者很難發現的舞弊,則應在阻止舞弊后果擴散的前提下,盡快消除舞弊產生的不良影響。

          一個人不能同時兼干可以隱匿自己所犯錯誤和不軌行為的職務。記賬職務與經營保管的職務相分隔,可以有效防止那些接近資產的人挪用資產,并采取涂改會計記錄的辦法隱匿這些行為。記賬人員不能擔任經辦人、審批人,不能保管企業財務。在生產業務方面,保管要和物品使用相互分離,出納要和會計相互分離。

          我國法律上也有規定:會計崗位不能兼任出納崗位。在職務定期輪崗方面,當不相容職務員工暗地勾結、徇私舞弊時,就使不相容職務分離失去意義。對此,需要在關鍵崗位進行定期輪崗。例如財務負責人進行5年制的輪崗、物資采購人、倉庫管理員、審計、會計、出納也要進行定期輪崗,移交工作也要有部門負責人監督。定期輪崗可以避免員工懶散、散漫的工作態度,提升員工全面素質,在預防了企業內部控制問題,減少了財務舞弊行為的同時,也提升了工作效率,讓員工能夠相互學習、相互溝通。

          不相容的經濟業務至少有兩個或者兩個以上的部門或者人參加,只有這些人員和部門不相互勾結,差錯和不軌行為就很容易被發現,通過職務分離不但提高工作效率,而且也使內部會計控制得到實施,有效保證會計信息的真實完整。

          來源:甘肅崇信縣審計局

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